Ziekteverzuim en AVG: zijn er schendingen bij het uitvragen en vastleggen van oorzaken?

Ziekteverzuim en AVG: zijn er schendingen bij het uitvragen en vastleggen van oorzaken?

Bij het omgaan met ziekteverzuim is het essentieel om de privacy van medewerkers te waarborgen, vooral in het licht van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens, waaronder informatie over ziekte en verzuim. Hieronder worden enkele belangrijke overwegingen besproken met betrekking tot het uitvragen en vastleggen van oorzaken van ziekteverzuim.

1. Verwerking van persoonsgegevens

Onder de AVG valt informatie over de gezondheid van een werknemer onder bijzondere persoonsgegevens. Dit betekent dat werkgevers extra voorzichtig moeten zijn bij het verwerken van deze gegevens. Het uitvragen van ziekteoorzaken moet daarom goed onderbouwd zijn:

Er moet een rechtmatige grondslag zijn voor de verwerking, zoals de noodzaak voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of de verplichting tot het naleven van wettelijke verplichtingen.

De verwerking moet noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de gegevens worden verzameld.

2. Transparantie en informatieplicht

Werknemers hebben recht op transparantie over hoe hun gegevens worden verwerkt. Dit houdt in dat werkgevers duidelijk moeten communiceren:

Welke gegevens worden verzameld en waarom.

Hoe lang de gegevens worden bewaard.

Met wie de gegevens worden gedeeld.

3. Gegevensminimalisatie

Volgens het principe van gegevensminimalisatie mogen alleen die gegevens verzameld worden die strikt noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking. Werkgevers moeten zich dus afvragen of het nodig is om specifieke ziekteoorzaken te vragen of dat een meer algemene benadering volstaat.

4. Beveiliging van gegevens

Het is cruciaal dat werkgevers adequate beveiligingsmaatregelen treffen om de verzamelde gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of diefstal. Dit omvat zowel fysieke als digitale beveiliging van de gegevens.

5. Gevolgen van schendingen

Indien de AVG wordt geschonden, kunnen werkgevers geconfronteerd worden met aanzienlijke sancties, waaronder boetes. Daarnaast kan het ook leiden tot reputatieschade en een verlies van vertrouwen bij werknemers.

Het is aan te raden om bij vragen over specifieke situaties of twijfels over de naleving van de AVG in relatie tot ziekteverzuim een juridische expert te raadplegen. Voor meer informatie of om contact op te nemen met een advocaat, kunt u ons contactformulier invullen op onze website.